Hoe wij met persoonsgegevens omgaan
GET Advocatuur verwerkt persoonsgegevens bij de behandeling van zaken, bij contact met cliënten en andere betrokkenen en bij het gebruik van onze website. In deze verklaring leest u welke gegevens dat kunnen zijn, waarom we ze gebruiken en welke rechten u heeft.
Wie is verantwoordelijk?
GET Advocatuur is de handelsnaam van de eenmanszaak van mr. Jesse Joshua Gonsalvez, gevestigd in Rhoon en ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 42151125. GET Advocatuur is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.
Vestigingsadres: Nog aan te vullen: vestigingsadres
Postadres: Postbus 1158, 2990 CA Barendrecht
Privacyvragen en verzoeken: Nog aan te vullen: privacy-e-mailadres
Telefoon: 085 163 59 00
Van wie verwerken we gegevens?
Wij verwerken gegevens van cliënten en mogelijke cliënten, contactpersonen bij ondernemingen, wederpartijen en andere personen die bij een zaak betrokken zijn. Ook kunnen wij gegevens verwerken van leveranciers, zakelijke relaties en bezoekers die via onze website contact opnemen.
Als u bij ons solliciteert, verwerken we de gegevens die nodig zijn om uw sollicitatie te behandelen.
Welke gegevens kunnen dat zijn?
Afhankelijk van het contact of de zaak kan het gaan om:
- Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, functie en bedrijfsgegevens.
- Identificatiegegevens en gegevens voor controle van een mogelijke belangenverstrengeling.
- Informatie in correspondentie, overeenkomsten, processtukken en andere dossierstukken.
- Betaalgegevens, declaraties en gegevens die nodig zijn voor onze administratie.
- Technische gegevens over het gebruik en de beveiliging van de website, zoals Nog aan te vullen: daadwerkelijk verwerkte technische gegevens.
Een dossier kan ook bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens bevatten. Die verwerken we alleen als daarvoor een geldige wettelijke grondslag en, waar nodig, een toepasselijke uitzondering bestaan. We vragen niet méér identificatiegegevens dan voor het betreffende doel nodig is.
Waar komen de gegevens vandaan?
Veel gegevens ontvangen we rechtstreeks van u. In een zaak kunnen we ook gegevens krijgen van onze cliënt, een wederpartij, een rechtbank, een deurwaarder, een deskundige of een andere betrokken partij. Daarnaast kunnen we openbare bronnen raadplegen, zoals het Handelsregister.
Wanneer gegevens niet rechtstreeks van u komen, kan het dus gaan om informatie die voor de beoordeling of behandeling van een zaak aan ons is verstrekt of die uit een openbaar register afkomstig is.
Waarom verwerken we gegevens?
We gebruiken persoonsgegevens om contactverzoeken te beantwoorden, te beoordelen of we een opdracht kunnen aannemen en juridische diensten te verlenen. Ook gebruiken we gegevens voor facturering, administratie, klachtenbehandeling, kwaliteitsbewaking en beveiliging.
De wettelijke grondslag hangt af van het doel en uw relatie tot de zaak. Het kan gaan om:
- De uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst waarbij u partij bent.
- Een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onze administratie of, als dat van toepassing is, cliëntenonderzoek op grond van de Wwft.
- Een gerechtvaardigd belang, zoals het behartigen van de belangen van een cliënt, het vaststellen of verdedigen van een rechtsvordering, het voorkomen van belangenconflicten of het beveiligen van onze systemen. Daarbij wegen we ook uw belangen mee.
- Toestemming, wanneer die voor een bepaalde verwerking nodig is.
Gegevens die nodig zijn voor de opdracht, een wettelijke controle of de administratie kunnen noodzakelijk zijn om u te helpen. Als u deze niet verstrekt, kan het voorkomen dat we een opdracht niet kunnen aannemen of voortzetten. We leggen dat uit wanneer het zich voordoet.
Met wie delen we gegevens?
We delen gegevens alleen voor zover dat voor een toegestaan doel nodig is. Afhankelijk van de zaak kan dat zijn met rechtbanken, wederpartijen en hun vertegenwoordigers, deurwaarders, deskundigen, verzekeraars, de klachtenfunctionaris of bevoegde instanties. Daarbij houden we rekening met onze geheimhoudingsplicht.
Voor de bedrijfsvoering gebruiken we dienstverleners, bijvoorbeeld voor ICT, hosting, communicatie en administratie. Als zij persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, maken we passende afspraken over beveiliging en gebruik. Sommige partijen zijn voor hun eigen werkzaamheden zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk. Wij verkopen geen persoonsgegevens.
Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Voor onze dienstverlening gebruiken wij Nog aan te vullen: dienstverleners of categorieën en relevante landen van verwerking. Gegevens worden Nog aan te vullen: feitelijke situatie van eventuele doorgifte buiten de eer.
Als gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, beoordelen we welke bescherming nodig is. Een doorgifte vindt alleen plaats wanneer daarvoor een geldige mogelijkheid bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen. Informatie over de gebruikte waarborgen en de manier waarop u daarvan een kopie kunt krijgen, kunt u via ons privacyadres opvragen.
Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. Daarbij houden we rekening met wettelijke bewaarplichten, lopende geschillen, beroepsregels en de noodzaak om rechtsvorderingen te kunnen vaststellen of verdedigen.
Onze uitgangspunten zijn:
- Afgesloten dossiers: in beginsel zeven jaar na afsluiting, tenzij langer bewaren noodzakelijk is. Dit is een bewaarbeleid voor dossiers en geen algemene wettelijke bewaarplicht voor ieder dossierstuk.
- Intakegegevens zonder opdracht: in beginsel twee jaar na het laatste inhoudelijke contact. Een beperkte set gegevens voor controle op belangenconflicten kan langer nodig blijven.
- Fiscale basisadministratie: in beginsel zeven jaar na afloop van het betreffende boekjaar, met inachtneming van eventuele afwijkende wettelijke verplichtingen.
- Gegevens die onder een Wwft-bewaarplicht vallen: vijf jaar vanaf het daarvoor wettelijk bepaalde aanvangsmoment.
- Klachtdossiers: in beginsel vijf jaar na afronding van de klachtbehandeling.
- Algemene contactvragen via de website: in beginsel één jaar na afhandeling. Als een vraag onderdeel wordt van een intake of dossier, geldt de daarbij passende termijn.
- Sollicitatiegegevens: tot vier weken na afronding van de procedure, of met toestemming maximaal één jaar voor toekomstige mogelijkheden.
- Gegevens van zakelijke relaties en leveranciers: in beginsel twee jaar na beëindiging van het contact, tenzij een andere grond, zoals de fiscale bewaarplicht, langer bewaren vereist.
Voor technische logbestanden en back-ups gelden Nog aan te vullen: bewaartermijnen en verwijdercyclus. De termijnen van cookies staan in ons cookiebeleid. Na afloop verwijderen of anonimiseren we gegevens, tenzij een geldige reden bestaat om deze langer te bewaren.
Beveiliging en digitale hulpmiddelen
We nemen technische en organisatorische maatregelen die passen bij de aard en risico’s van de gegevens. Daarbij horen afspraken over toegang, vertrouwelijkheid en de beveiliging van onze systemen en dienstverleners. Geen enkele vorm van gegevensoverdracht of opslag biedt volledige zekerheid.
Bij de behandeling van zaken blijven mensen verantwoordelijk voor de inhoudelijke beoordeling en beslissingen. Als digitale hulpmiddelen worden gebruikt, gelden daarbij onze geheimhoudingsplicht, privacyverplichtingen en de afspraken over de opdracht. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins aanmerkelijk treffen.
Welke rechten heeft u?
U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Onder de wettelijke voorwaarden kunt u ook bezwaar maken tegen een verwerking of om overdracht van gegevens vragen. Verwerkten we gegevens op basis van toestemming, dan kunt u die toestemming voor de toekomst intrekken.
Deze rechten zijn niet in alle situaties onbeperkt. Onze geheimhoudingsplicht, de rechten van anderen, een wettelijke bewaarplicht of de noodzaak gegevens te gebruiken in een rechtsvordering kunnen invloed hebben op wat wij kunnen verstrekken of verwijderen.
Stuur een verzoek naar Nog aan te vullen: privacy-e-mailadres. We reageren in beginsel binnen één maand. Als verlenging nodig is vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, laten we dit binnen die maand weten, met de reden. De termijn kan dan met maximaal twee maanden worden verlengd. We kunnen gerichte aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen.